Samoorganizovanje

Nemam pojma gde da strpam ovu temu, mogu moderatori da je premeste, ali ovde "poznajem" najviše ljudi...

Opet ću naširoko, pošto jbg drugačije ne znam.
A i u mom privatnom životu nemam baš sa kim da se konsultujem oko ovakvih stvari, pa eto otud u EMZ.


Zadnjih 15 godina radio sam svakojake poslove, uglavnom u IT sferi, i uvek sam imao nekakve obuke, znalo se šta mi je posao i šta mogu da uradim, zadatke sam dobijao u toku radne smene i to najčešće do podne...i postojao je neko ko bi mi određivao prioritete...
Naravno, nije bilo baš tako idealno....

Sada, par meseci radim u firmi, gde sam finansijski zadovoljan, radim neke "nove" IT poslove, odnosno stvari koje nikad nisam radio, pa mi je sve to još zanimljivo. Na žalost, opet je neko svaštarenje gde ima svega i svačega...
Zadatke dobijam u bilo koje doba dana, preko mailova, skajpa, nekog našeg internog programa, usmeno, na sastancima...

Problematično je, što se sa tim nekim zadacima prvi put susrećem pa gubim puno vremena nalazeći način kako da ih rešim... i vidim da upadam u problem da mi se sve više i više gomila, i da sam u zaostatku.
Po prvi put se susrećem sa nečim gde mi malo fali da se pomirim "da to ne mogu da stignem".
Dobro, nije baš tako... ali ako ovako nastavim, upašću u tako loš "trip"...
Nema nikog ko će me organizovati, samo dobijam zadatke koje moram sam da rešim, i svi zadaci su "prioritet"... Iako nije baš tako, ako neki zadatak zapustim, na moje opravdanje "mislim da je ovo što sad radim prioritetnije", dobio sam već opomenu "sve je prioritetno". Ako pokušam da objasnim da to baš i ne može tako, kao da ga prstom ubodem u oko...

Nekada sam zadatke dobijao uglavnom preko maila i telefona.
U početku sam pamtio šta su mi poslovi.
Pošto je bilo uglavnom preko mailova, jednostavno sam u Outlook-u čekirao mailove "for folow up", i crvenili bi mi se dok ih ne završim. Pa kad završim čekiram da je gotovo i to je to... Tako sam imao brz i jednostavan uvid u to šta treba da uradim.
Pošto je bilo i usmenih i telefonskih da bih se još bolje organizovao, imao sam blok ispred sebe i olovku, gde bih pisao zadatke koje imam. I dok bih jedan radio, ukoliko bih morao na neki proecs da čekam, onda sam sa liste tražio nešto vremenski dovoljno kratko da mogu da uglavim istovremeno, i tako sam bio vrlo uspešan...

E sad...

Nov posao, kao što rekoh, svaštarenje sa kojim se nisam susretao pa gubim vreme... Ranije mi je smetalo to što sam svaštario, ali sada sam dobro plaćen pa mi jbg ne smeta, ali mi smeta što ne stižem i ne želim da me podsećaju i opominju...

Sumnjam da imam dosta praznog hoda, da gubim vreme na neke gluposti, i stvari koje mi izlete, pa one bitne zapostavim...
Pa kad se vratim na te bitne velike stvari, jedva nastavim tamo gde sam stao, pa i tu gubim vreme...

Ne želim da mi rešenje bude "suludi prekovremeni rad", radije bih da pronađem uzrok i rešenje da uglavim u radno vreme, pa tek ako ne stignem, po potrebni da ostajem duže...



Moje pitanje.

Prvo, postoji li neko pametno štivo, gde bih mogao da pročitam neke dobre savete o tome kako da se samoorganizujem?

A drugo, postoji li neka aplikacija koja bi mi pomogla da mogu jednostavnim pogledom ujutru uz kafu kad sednem za komp da ispratim sve zadatke, progres na takvim zadacima, šta sam uradio, šta nisam uradio, šta treba da uradim, planirano vreme kad treba da bude gotovo, koliko mi je još ostalo vremena, podsetnici... Gde mogu da ispratim koji "upadajući zadaci" su me omeli, i koliko vremena sam izgubio na njima.
Dakle nešto gde jednim krtkim pogledom mogu da vidim gde se gubim u koraku...
Ne želim zbog neke "prioritetne" gluposti koja mi iskoči u toku dana, da zakasnim sa nečim bitnim.


I da... Na sastancima, su dogovorene uglavnom neke velike oblasti. Dakle poslovi koje ne mogu da završim za dan, nego za recimo po 15 dana, mesec, par meseci...
I pored toga imam tekuće...

Evo, sad mi ističe februar, i od jednog posla za koji mislim da mi treba puno vremena, samo sam malo zagrebao pre 2 meseca, radio par dana na tome, i od tad svakodnevno imam neke nove upadajuće stvari sa kojima se borim, i nisam ni primetio da se kraj februara približio, a taj bitan projekat, prezentaciju nisam spremio... A moram do ponedeljka da završim...

Mislim da je prvo pitanje na koje sam moras da das odgovor da li si uopste u stanju sam da zavrsis sve zadatke sto su dobijeni. Proslo je nekoliko meseci, sto znaci da si upoznat sa obimom posla koji se nece smanjivati plus "nenadani/iznenadni" poslovi. Ako realno mozes da postignes to je jedna stvar a ako realno ne mozes da postignes onda je to sasvim druga stvar.

U svakom slucaju sam moras da odgovoris na to da li mozes sve sam ili ne jer jedino ti sam imas tacnu predstavu i odnos kolicina posla / tvoje mogucnosti. A to je osnova za sve ostalo.


Pozdrav!

Potpis

"Grand Magus and Supreme Wizard of professional
audio applications in the known universe and beyond"
E-Mail: [email protected]
Home Page: http://www.linkedin.com/in/sceka

:) "Nije ti palo na pamet da nekom inteligentnijem postu daš lajk?" (By Nebojsa)

Pravi biser: „Sada sumnjam da bih ucestvovao u poboljsavanju Nebojsinog foruma.”

.....ja ne znam koliko godina imaš....ali šta se radilo dok nije bilo aplikacija?....uzmeš papir i olovku pa napraviš tzv. "studiju vremena".Naravno,zavisi i od vrste posla kojim se baviš,rokova i sl......

Potpis

....ο τολμών νικα!

Što se podsetnika tiče, upravo u tom Outlooku imaš tasks, pa zapisuj zadatke koje dobijaš telefonom. Ne može sve da bude podjednako prioritetno i ti si taj koji određuje prioritete (nije isti prioritet "ne radi mi internet radio stanica" i "ne mogu da štampam na baš tom i tom štampaču iako sam povezan na još 5 i "zahebava poslovni softver" ili "prso server").

Ako ne stižeš iz objektivnih razloga i osećaš da ćeš da pregoriš, traži još jednog čoveka, tkz juniora kome ćeš uvaliti sve dosadne poslove. Ako to ne urade ili menjaj posao ili izgori.

Potpis

... Vladimir Vučićević aka. Bachi
~~~ www.bachi.in.rs <<<<>>>> [email protected]
>>> It's nice to be important, but it's more important to be nice...

Slazem se sa bachi-jem da povedes racuna da ne "izgoris" od posla. Postoji zivot i posle posla.

Trello, Asana su aplikacije koje trazis

Postojao je kod amerikanaca u nekim laboratorijama tzv "inzenjerski izvestaj", na dnevnoj bazi.
U nasoj vojsci je postojala oficirska svescica, u koju se poprilicno bukvalno sve zapisivalo, bar ono sto sam ja video da pisu. Skoro kao dnevnik.
Radilo se o remontu nekih uredjaja, pa su bukvalno zapisivali koji je otpornik zamenjen na kojoj poziciji, npr..

Toje mi je delovalo cudno, medjutim u velikoj kolicini prolaznih poslova(zamenjenih komponenti ili izvrsenih merenja), nakon nedelju dana, ta "dokumentacija" je znacila poprilicno, kao odredjeno povezivanje konaca i spisak odradjenih detalja.

U jednom intenzivnom periodu, jedini spas gomile poslova koji se svaki cas izmenjuju na listi prioriteta i hitnosti, je bilo vodjenje evidencije, i neka vrsta prihvatanja posla( a naravno sve se prihvata) preko neke vrste naloga, gde se davalac zaduzenja dopisuje na belesku, da neizgleda bas kao radni nalog.

I svako pomeranje prioriteta se evidentira, i to kada se sabere, i na sta krene da lici, doticni davalac posla pocne drugacije da razmislja o sopstvenoj organizaciji i sposobnosti da organizovano raspodeljuje posao, u smislu obecavanja rokova, angazovanja pojedinaca i aktiviranja novih poslova.

Ja imam inace nezgodan, za takve sisteme, metod rada, da veci deo vremena jednog zaduzenja provedem u pripremi, bez vidljivih medjufaza, i da u "zadnjih 100" odradim posao. Taj nebolonjski, pomalo kampanjski nacin rada, koji najvise lici na izreku "kada se radi polako, nema problema, a kada nema problema, posao se zavrsi brzo", je bio vise stresan za poslodavca nego za mene, a posedovanje pripremnih aktivnosti, navedenih u izvestaju su otklanjali viskove nervoze.

Iako se ne vidi jasno tok posla, moraju se prezentovati neke aktivnosti, a kolicina hajduka i uskoka od poslova se jasno vidi tek kroz evidenciju...

Ja bih ti preporučio da uvedeš pravila u prijemu zadataka i insistraj na njima. Ako ti najviše odgovara imejl, neka bude imejl. Ako ti odgovara nešto drugo nek bude to nešto drugo, ali odnaneka ti svi zadaci dolaze tako.

Ako se neko buni ti mu objasni da dobijaš mnog zadataka i da ne možeš da se snađeš i a ti je neophodno da postoji nekakva metodoligija.

To će ti omogućiti da imaš evidenciju i praćenje izvrešenja zadataka.

Za svaki zadatak evidentiraj koliko si vremena proveo rešavajući ga, tak da uvek možeš da objasniš šta si i koliko radio ako te neko pita.

To ti stvara mogućnost da odbiješ novi zadatak ili da mu promeniš prioritet. Prosto kada ti neko da sledeđi zadatak, ti mu nagovesti kada možeš da počneš da ga rešavaš i koliko će to da traje. Ako mu je potrebno da to ubrza onda on na svoju odgovornost treba da promeni prioritet prethodnih zadataka tako da taj njegov postane najvažniji. Drugim recima, nemoj ti preuzimati odgovornost za prioritete poslova ako ti ne možeš o tim prioritetima da odlučuješ. Prebaci tu odgovornost na one koji odlučuju, a samo impredočio koje poslvoe imaš i koji su trenutni prioriteti.


Mada, kada se sve sabere, meni nešto miriše da ćeš vrlo brzo skontati da organizacija rada u toj firmi i nije na nivou i da neće dugo bolja plata da ti bude dovoljna motivacija da se tu zadržiš.

Potpis

http://pedja.supurovic.net - http://wireless.uzice.net - Besplatni .RS domeni - Mikrotik uputstva - YT9TP - OpenStreetMap Srbija

Sve je to lepo ako će Lav imati saradnju i razumevanje nadređenih struktura. Ali najčešće to nije slučaj, već svaki sektor gura svoje poslove kao prioritetne, ne zbog realnog prioriteta već da bi se osigurali da se ne stvori tastoj kod njih.

Ovo što sledi nema veze sa IT strukom, ali ilustruje odnos menadžmenta i drugih sektora u firmi prema ostatku firme.

1. Dešavalo se da tzv odeljenje pripreme za štampu primi posao juče pri kraju smene ili jutros na početku smene, i onda razvlače posao do kraja radnog vremena, pa sat vremena pre kraja jave da će posao moći danas da se pusti u štampu. I tu kreće ludilo, organizacija produženog rada, uzdavanje i pripremanje hartije, boje, opšta frka. A da su kolege iz pripreme sukcesivno slale jedan po jedan deo koji završe, sve bi bilo gotovo na vreme i bez nervoze.

2. Takođe, bivalo je d se dva sektora u firmi nadmeću koji je bitniji, pa onda izdavački sektor (naše knjige, koje mi izdajemo) forsira svoje poslove, a komercijalni sektor (blokovska roba, časopisi i knjige za treća lica, dakle ono što vrlo brzo donosi prihod) svoje. I onda dođe šef proizvodnje i kaže mi da je gen. direktor naredio da se štampa knjiga, pa kada se završi (obično posle dva - tri dana, zavisno od obima i tiraža), da se štampa ostalo što ima. OK, poslušamo naređenje. No, posle sat vremena uleće isti šef i galami da se prekine štampa knige jer su otpremnice za mušteriju xyz hitne, zove čovek iz Pančeva, ostao je bez blokovske robe. Opsujemo, promenimo kompletno podešavanja štamparske mašine i krenemo da radimo to što je traženo. I tako nekoliko puta za dva dana! Na kraju sednemo mi iz proizvodnje, šef proizvodnje i oba direktora, i dogovorimo se da naši poslovi (izdavački sektor) imaju prioritet. Izljubimo se na kraju sastanka, izgrlimo se k'o rođena braća, zadovoljni odemo na svoja radna mesta, i posle pola sata dolazi komercijalni direktor (lično!) da nam kaže da su plakati za tamo nekog - hitni. Pa šta smo se dogovorili pre pola sata?! Jbg, ne raspravljaj nego radi kako ti je naređeno.

3. Štampam neku knjigu, i u sred posla, dolazi jedan od direktora (znači totalno mimo svih procedura), da mu se otštampa nešto za mušteriju Peru, doći će Pera do 3h da to preuzme, ionako je to malo, 200 komada. A meni je isti klinac da li je 200 komada ili 2000 komada, priprema (koja traži najviše vremena) jednaka je za oba tiraža. OK, prekimnem štampu knjige, jurim da mi spreme sve što je potrebno za Perin posao, isposvađam se sa pola firme jer i njima remetim prioritete, i na kraju završim tih Perinih 200 komada, a gosn Pera se ni ne pojavi u toku dana, već tek posle dva dana. Nije stigao čovek!

Ima tu još primera, i nisu, kako rekoh, u vezi sa IT strukom, ali ilustruju odnos menadžmenta i izvršilaca njihovih naloga. Savet? Lave, sve piši, za sve traži nešto napismeno (mail, belešku u tvom blokčetu), i insistiraj da ne menjaju prioritete. Svakom od njih je njihovo doope najvažnije, a tebe ko šiša! A ti ćeš sagoreti u želji da svima udovoljiš.

Na svakom poslu, u svakoj "bransi" ima slicnih (istih) problema...svakom doktoru je neki pacijent prioritet, svaka "vezica" je prioritet, kad izvrsis trijazu imas svoje prioritete...nikad tome kraja, a na kraju mi "prskamo"...

https://en.wikipedia.org/wiki/...e#/media/File:GTDcanonical.png

http://productivity.stackexchange.com/

https://en.wikipedia.org/wiki/Time_management

http://www.amazon.com/Total-Wo...icrosoft-Outlook/dp/0974930423

https://www.reddit.com/r/productivity/

Planiranje i teoretisanje oko planiranja je parcijalno izvodljivo u bar poluorganizovanim sistemima.

Inace je organizacija posla neresiv sistem, cak i za multikompanije. Narocito je logistika problem.

Planiranje se lako otrgne i postane samo sebi cilj, a prakticno je neupotrebljivo ako ucestalo pristizu nove aktivnosti.

Svaki posao ima pocetak sredinu i kraj, i tri problema. Ako ima vise od tri problema, takav sigurno nije hitan i nije prikladan.

Izgleda da je tema probudila pažnju mnogih forumaša, jer se svi na neki način susrećemo sa ovom problematikom.
Evo mojeg gledanja na stvari:

1. Evidencija
Obavezno svaki dobijeni task zapisati. Ništa, ali ništa, ništa ne pamtiti. Znaš kako se kaže "pametan piše, budala pamti"
Za evidenciju neko koristi softver, neko svesku, neko one papiriće koji se lepe - sve je dobro, nešto je još bolje. Ipak, moraš sam sebi da nađeš ono šta ti leži. Pošto si u IT sferi nema potrebe da guglam softvere za tebe. Takođe, ako ti sam predstavljaš celu službu - razmisli i takozvanom ticketing sistemu.

2. Klasifikacija taskova po važnostii i po vemenu potrebnom za rešavanje.
Ovo je jako bitno, umeti odrediti šta je važno i i šta će koliko da traje.
Bitno: mnogo sitnih i kratkih taskova ume čoveku da "stoji nad glavom", diže tenziju i stres. Ako ih ostavljaš po strani, zato što su nižeg prioriteta (ima logike), oni te dugotrajno pritiskaju. Zato, često je dobro da važan i dugotrajan task odložiš za neko vreme, i za to vreme "skineš s vrata" gomilu manjih taskova.

Potpis

OTPOR blokadi ulica, OTPOR blokiranom Beogradu, OTPOR blokiranoj Srbiji

Dobra je ideja o grupisanju taskova sa raznih zaduzenja. Dva tri ili nekoliko poslova privedes slicnom tasku, da li je to farbanje ili skladistenje podataka potpuo nebitno, i grupno odradis fazu posla. Da li direktno ili usluzno, sve jedno, uglavnom se dobije vreme za neke bajpas aktivnosti.

I sa takvim potrebama za dubokim organizacijama posla, slobodno zaboravi osmocasovno vreme rada i nekakav pasivan i dug odmor, ili neke duge izlaske i zurke...
Odmor mora da bude intenzivan, maksimalno ispirajuci za mozak, sto podrazumeva i izvesne kolicine cokoladnih proizvoda.

Trening slican treningu sahovskih velemajstora.
Kondicija, koncentracija, dovoljno energije da savlada iscrpljenost.

Od fizickog napora je lak odmor, kod mentalnog je mnogo slozeniji, tesko je zaspati, jos teze primetiti iscrpljenost.

Bachi...Ovo zaista najviše ne volim.
Ne mogu da štampam na baš tom i tom štampaču iako sam povezan na još 5

Samoorganizacija??? Ako ti je dopustena samoorganizacija mislim da je to najlakse.

Nesto slicno je i kod mene, s tim sto ja imam "sefa" koji treba da organizuje posao a njega zabole uvo (mislim da sam pisao na forumu o tome). E to je onda tesko: dodje mail kod njega i kod mene da se nesto uradi a on cuti, ili zaboravi da kaze, po difoltu je da to trebam ja da uradim... dodje vise stvari, on je taj koji treba da kaze "e ovo je bitnije uzmi to, a ovo ces malo kasnije", a on ne nego me prepusti da sam odlucim sta je prioritet.

Nemoj bukvalno da me shvatis sto sma rekao ovo "najlakse". Hajde sad da pokusam da ti pomognem:
u toj firmi postoji neka hijerarhija i organizaciona struktura i ona bi trebala da se ispostuje. Znaci, kaze ti generalni direktor to i to treba da radis i ti radis to. Dodje neko iz marketinga a ti kazes "izvini, ovo mi je prioritet, direktor mi naredio". Dodje neko iz racunovodstva i iz marketinga i daju ti neke zadatke, a pritom je racunovodstvo na visem nivou organizacione strukture od marketinga, normalno je da racunovodstvo ima prioritet.
Naravno da je ispred svega (sem generalnog direktora) prioritet ako stane server, nemogucnost pristupa bazi podataka, ili neki kvar zbog kojeg staje proizvodnja.

Druga stvar prioriteta je rok zavrsteka posla, ali REALAN. Iz iskustva primer: dodje sluzbenik iz marketinga i kaze mora da mi se hitno uradi priprema za oglas, rok mi je sutra do 12h da posaljem. U medjuvremenu na terenu blokira server racunar. Normalno je da prvo sredjujes server jer od njega zavisi proizvodnja, a oglas moze da se odradi i sutra do 12h.

Trece, po vremenu pristizanja zahteva, osim ako nesto nije hitno. Ko se prvi javio da mu nesto zavrsis njemu i zavrsavas, ostali neka cekaju.

Imas stalne sastanke, mogucnost da izlozis problem - izlozi ga, ako je iole normalna firma i normalni direktori, izaci ce ti u susret da ti pomognu ili daju nekog ko je zaduzen za odredjivanje prioriteta.

Pisem ovo na brzaka jer imam nesto da odradim do kraja radnog vremena, ali kao sto vidis smatram da to nije toliko prioritetno
Ako se setim jos necega - pisem.

edit: Setih se, pises sve sto imas da radis: datum, vreme, ko ti je zadao posao, opis posla i orjentaciono koliko si vremena potrosio. Kada budes obavljao razgovor o tvojim problemima da imas sta si sve radio i sta si prekoredno odradjivao.

Potpis

qq meni, ja da sam normalan pored vas bih poludeo!
Tek sad znam koliko ne znam...

-Jednostavne aplikacije
-Na tenane uz jutarnju kaficu..
Mislim da mi je poznat odgovor..za "NEorganizovanost"..

Potpis

Izvini deki molim te, a zasto mislis da su ljudi koji piju jutranju kafu 10ak minuta neorganizovani?

Ja mislim da je to vreme uz "kaficu" najidealnije za rasanjivanje i organizovanje radnog dana. Ali, koilko sam ga ja razumeo, njemu predstavljaju problem dnevne upadice tipa "e zaglavio mi papir u stampac dodji cas da mi namestis" a on ode i iz stampaca izvuce 30 malih parcica papira, 4 spajalice, 8 heft municije, susam ili sir od jucerasnjeg bureka...

Potpis

qq meni, ja da sam normalan pored vas bih poludeo!
Tek sad znam koliko ne znam...

Kojot izgleda ne moze da se organizuje da procita temu

Odlicna opservacija, recimo pronalazac Thomas Alva Edison je fanaticno zapisivao cinjenice, ideje, predloge u svoje sveske. Koliko znam i Richard Branson, osnivac "Virgin" korporacije, odbija da zapisuje misli, podatke, cinjenice u kompjuter, isto koristi obicnu svesku :)



http://edison.rutgers.edu/papers.htm

Potpis

Stane Dolanc: "Bavljenje tehnikom treba da postane svakodnevna potreba coveka.."